Organizarea unui eveniment de succes, mai ales în contextul promovării proiectelor europene, necesită o planificare detaliată și strategică. Evenimentele bine planificate pot consolida relațiile cu partenerii, atrage noi oportunități și crește vizibilitatea proiectelor.
Astăzi vreau să mă refer la subiectul acesta, deoarece experiența mea în organizarea de evenimente de acest gen datează de aproape 15 ani! Cum îmi place să mă mândresc, pe partea aceasta de business, am crescut concomitent cu orașul. Bineînțeles, Oradea, deoarece am lucrat pe partea de organizarea evenimentelor pentru proiectele de succes ale municipalității orădene încă din 2011. Ar fi nedrept să nu amintesc colaborarea cu Consiliul Județean Bihor, Universitatea din Oradea etc.
Cel mai mare și de impact proiect l-am finalizat anul trecut, în cadrul căruia, pe parcursul a doi ani post-pandemie, am organizat distribuirea de materiale promoționale elevilor din 30 de școli din trei județe (Bihor, Alba, Cluj), pentru care am reușit să organizez și expoziții foto cu minunățiile din Parcul Natural Apuseni. Tot în cadrul aceluiași contract am organizat mai multe sesiuni de dezbateri publice cu 17 comunități locale, reușind să aduc la masa discuțiilor primari, viceprimari, consilieri locali și cetățeni interesați de deciziile ce se iau pentru viața lor de zi cu zi. Punctele finale ale contractului au constat în organizarea a două ședințe extrem de importante: întrunirea Consiliului Consultativ de Administrare a Parcului Natural Apuseni și a Consiliului Științific.
De ce îți spun toate astea? Deoarece am capacitatea de a face mult mai mult decât a urma manuale. Faza e că îmi și place să am parte de tot felul de provocări…
Revenind la ideea acestui articol și la faptul că în ultima perioadă am posibilitatea de a da mai departe din experiența mea, iată câteva idei concrete și sfaturi utile pentru a te asigura că evenimentul tău va fi memorabil și eficient.
1. Stabilirea obiectivelor
Începe prin a defini scopurile și obiectivele evenimentului. Întreabă-te:
- Ce vreau să obțin prin acest eveniment?
- Cine este publicul țintă?
- Cum va contribui evenimentul la promovarea proiectelor europene?
2. Planificarea Bugetului
Ai deja un buget ce ți-a fost stabilit încă de la semnarea contractului. Deci, știi pe ce te bazezi din partea beneficiarului. Acum, însă este important să treci în rolul de intermediar, fapt pentru care e nevoie să creezi un buget detaliat care să includă toate costurile posibile:
- Închirierea locației
- Catering
- Tehnologie și echipamente audio-vizuale
- Materiale promoționale
- Onorariile vorbitorilor (dacă aduci experți dinafara echipei de implementare a proiectului)
3. Alegerea Locației
Locația trebuie să fie accesibilă, relevantă și echipată cu toate facilitățile necesare. De obicei, eu organizez evenimentele în funcție de preferințele beneficiarului, însă printre propunerile mele se numără Continental Forum Oradea, Double Tree by Hilton Oradea, iar acum pot spune că m-am îndrăgostit de sălile de ședințe ale Incubatorului de Afaceri CRESC ORADEA MARE și aștept cu nerăbdare să am oportunitatea de a organiza un eveniment aici. Totuși, trebuie să recunosc că pot organiza evenimente și în locații mai inedite. Anul trecut, de exemplu, am organizat o conferință de închidere a unui proiect într-un punct termic realizat prin intermediul fondurilor norvegiene. Deci, se poate oriunde!
La ce să fii atent/ă:
- Capacitate suficientă pentru numărul de participanți
- Facilități tehnice adecvate (proiectoare, ecrane, microfoane)
- Opțiuni de catering
4. Crearea Agendei Evenimentului
Când vine vorba despre structura agendei, aceasta trebuie să fie clară și bine organizată:
- Întâmpinarea participanților
- Discursurile de deschidere
- Prezentări și ateliere
- Pauze de cafea și networking
- Concluziile și încheierea
5. Promovarea Evenimentului
Utilizează toate canalele disponibile pentru a promova evenimentul:
- Social Media (Facebook, LinkedIn, Twitter)
- Newslettere și e-mail marketing
- Comunicate de presă
- Parteneriate cu influenceri și organizații relevante
6. Gestionarea Logisticii
Asigură-te că toate aspectele logistice sunt acoperite:
- Registrarea participanților
- Acreditările și ecusoanele
- Transport și cazare pentru vorbitori
7. Interacțiunea cu Participanții
Creează oportunități pentru interacțiune și feedback:
- Sesiuni de Q&A
- Ateliere interactive
- Chestionare de feedback
Mai departe îți propun un checklist, deoarece te ajută să dormi liniștită în noaptea dinaintea activității propriu-zise, deoarece ai siguranța că toate aspectele critice sunt acoperite. De asemenea, minimizează riscul de a uita detalii importante și permite o planificare sistematică și eficientă. Folosind un checklist, poți monitoriza progresul, delega sarcini și asigura coordonarea echipei, contribuind astfel la succesul general al evenimentului.
CHECKLIST pentru Planificarea unui eveniment de succes
- Definirea Obiectivelor
- Scopul evenimentului
- Publicul țintă
- Rezultatele dorite
- Planificarea Bugetului
- Costuri pentru locație, catering, echipamente
- Onorarii pentru vorbitori și facilitatori
- Buget pentru promovare
- Alegerea Locației
- Capacitate și facilități
- Accesibilitate
- Tehnologie disponibilă
- Crearea Agendei
- Structura și timpii alocați
- Pauze și sesiuni de networking
- Ateliere și prezentări
- Promovarea Evenimentului
- Social media și campanii de e-mail
- Comunicate de presă
- Colaborări cu influenceri
- Gestionarea Logisticii
- Registrare și acreditări
- Transport și cazare pentru invitați
- Coordonare echipă și voluntari
- Interacțiunea cu Participanții
- Sesiuni interactive și Q&A
- Feedback în timp real
- Materiale de follow-up
Specializarea în proiecte europene
În contextul promovării proiectelor europene, este esențial să subliniezi impactul și importanța acestora. După cum spuneam mai sus, din 2010 lucrez pentru promovarea proiectelor de acest gen. Am avut momente în care “reușisem” performanța de a accepta să organizez și două evenimente în aceeași zi. Ca norocu’ că măcar orele au fost diferite… :))))
Fiind trecută prin focuri, stres, plăcere și satisfacții, pot veni acum să îți ofer câteva sfaturi specifice. În primul și primul rând, ia la mână manualele de identitate vizuală aferente programului de finanțare pentru care ai primit finanțare sau în care se află proiectul pentru care ai de organizat un eveniment. Cred că de aici începe, la modul cel mai simplu și mai serios, tot ceea ce e legat de promovarea și informarea proiectelor europene.
Apoi, asigură-te că:
- Ai prezentări detaliate: Include sesiuni în care să prezinți detaliile proiectului, obiectivele și impactul acestuia.
- Invită parteneri relevanți: Asigură-te că invitații includ parteneri cheie din cadrul proiectelor europene, reprezentanți ai instituțiilor finanțatoare, precum BRECO sau ADR NV și alte părți interesate.
- Materiale Promoționale: Distribuie broșuri, rapoarte și alte materiale informative care să evidențieze succesele proiectelor.
- Networking targetat: Creează oportunități de networking pentru participanți să se conecteze cu partenerii și finanțatorii relevanți.
- Lista participanților: Este vitală! Mai ales că pe baza acestei liste cu persoanele participante îți poți justifica și tu faptul că ți-ai dus la îndeplinire contractul, iar beneficiarul își poate, la rândul său, lua banii de la finanțator.
Planificarea unui eveniment de succes necesită o atenție deosebită la detalii și o abordare strategică. Urmând aceste bune practici și utilizând checklist-ul propus, vei putea organiza evenimente care să promoveze eficient proiectele europene și să creeze impactul dorit. Amintindu-ne de stilul lui Neil Patel, cheia succesului constă în combinarea planificării meticuloase cu o promovare inteligentă și o interacțiune autentică cu participanții.
Cu drag,
Teodora de la www.teodoraivan.com
